Pedoman Mutu SMKN 3 Tangerang

 

PEDOMAN MUTU

Menyetujui untuk diterbitkan

Oleh
Kepala Sekolah

DRS. H. SURYA MULYANA
NIP. 195902061986031008

 

Pedoman mutu ini menguraikan Sistem Manajemen Mutu SMK Negeri 3 Kota Tangerang dan merupakan pedoman dalam melaksanakan tugas bagi seluruh warga SMK Negeri 3 Kota Tangerang. Perubahan terhadap system manajemen mutu tidak diperbolehkan tanpa persetujuan Kepala Sekolah dan Wakil Manajemen Mutu (WMM) dan harus ditetapkan dengan mengacu pada prosedur mutu yang terkandung di dalam dokumen ini

ISI

BAB I             : Pengantar

BAB II                        : Perencanaan Mutu

BAB III          : Dokumentasi dan Rekaman Sistem Manajemen Mutu

BAB IV          : Realisasi Produk

BAB V            : Pengukuran dan Analisis Kerja

BAB VI          : Pelatihan, Kesadaran dan Kemampuan

BAB VII         : Pembelian

BAB VIII       : Ketidaksesuaian dan Tindakan Koreksi

BAB IX          : Audit Sistem Manajemen

BAB X            : Tinjauan Manajemen

BAB XI          : Komunikasi

BAB XII         : Program Perbaikan dan Tindakan Pencegahan

 

BAB I

Pengantar

Pedoman Mutu ini merupakan kebijakan SMK Negeri 3 Kota Tangerang terhadap ketentuan yang diisyaratkan oleh system manajemen mutu ISO 9001 : 2008 dan tidak bersifat statis dan bias, direvisi kapan saja bila ditinjau perlu atau setidaknya ditinjau ulang untuk perbaikan secara berkelanjutan. Setiap perubahan kearah perbaikan dapat diajukan oleh setiap civitas SMK Negeri 3 Kota Tangerang tanpa memandang posisi dalam menajemen. Usulan disampaikan ke pimpinan unit kerja atau pimpinan bagian untuk didiskusikan, dikaji dan diuji. Setelah dianggap memuaskan diajukan ketingkat manajemen di atasnya untuk disahkan.

Sementara semua data merupakan tanggung jawab Personal untuk mengelolanya sesuai dengan tingkatan manajemennya, serta segala data dan informasi yang perlu diketahui oleh Personal merupakan tanggung jawab setiap pimpinan unit kerja untuk menyampaikannya secara rinci dan jelas untuk menghindari kesalah pahaman, interpretasi, salah persepsi maupun salah asumsi.

Lingkup

Pedoman ini mencakup “Perancangan Kurikulum, Proses Kegiatan Belajar Mengajar”. Pedoman ini mengesampingkan pasal 7.5.2 karena semua proses KBM dapat diverifikasi (Mengesampingkan pasal 7.5.2 dari ISO 9001 : 2008)

BAB II

Perencanaan Mutu

Dalam memastikan bahwa Sekolah telah menetapkan persyaratan pelanggan, perencanaan dilakukan untuk menyediakan Rancangan Kegiatan Belajar Mengajar yang akhirnya menghasilkan suatu produk (kompetensi) dan mengidentifikasi proses-proses yang diperlukan dalam Sistem Manajemen Mutu dan menentukan urutan serta interaksi antar proses (lampiran A). Proses-proses ini dikelola sesuai peraturan yang berlaku, mengacu kepada persyaratan ISO 9001 : 2008 serta undang-undang yang berlaku.

Manajemen memastikan adanya rencana mutu atau program kerja yang diarahkan untuk mendukung tercapainya Visi SMK Negeri 3 Kota Tangerang. Manajemen juga memastikan terjadinya komunikasi yang efektif dalam SMK Negeri 3 Kota Tangerang melalui media komunikasi yang tersedia seperti rapat kerja, memo, pesan elektronik, dan lain-lain.

Kebijakan Mutu SMK Negeri 3 Kota Tangerang ditetapkan dan disahkan oleh Kepala Sekolah, serta disosialisasikan keseluruh Personal untuk dipahami. Kebijakan Mutu ini ditinjau kesesuaiannya secara berkala sesuai kebutuhan, mengacu pada pasal 5.3 ISO 9001:2008 Adalah tanggung jawab semua personel untuk memastikan bahwa kebijakan ini selalu diikuti dan tanggung jawab WMM untuk memastikan bahwa Kebijakan Mutu ini efektif dan memenuhi kebutuhan sekolah.

Sasaran Mutu SMK Negeri 3 Kota Tangerang ditetapkan pada tingkat SMK Negeri 3 Kota Tangerang dan pada tiap unit kerja. Sasaran Mutu ini ditunjang oleh perencanaan untuk dapat mencapainya, dan dilakukan pemantauan terhadap hasil yang dicapainya secara periodic. Sasaran Mutu yang tidak tercapai akan dilakukan analisa dan tindakan koreksi yang sesuai. Sasaran Mutu yang ditetapkan selalu mencerminkan Kebijakan SMK Negeri 3 Kota Tangerang dan mengacu kepada pasal 5.4.1 ISO 9001:2008.

Kepala SMK Negeri 3 Kota Tangerang menetapkan dan mensahkan struktur organisasi (lampiran B) yang mencerminan tanggung jawab dan wewenang yang berlaku di SMK Negeri 3 Kota Tangerang ini.

Sekolah memberikan perhatian (focus) kepada pemenuhan persyaratan pelanggan yang ditetapkan dengan tujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Untuk itu manajemen mengkomunikasikan pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan dalam setiap rapat kerja yang dipimpinnya. Manajemen juga memberi perhatian terhadap keluhan dari pelanggan untuk diselesaikan. Selain itu Manajemen mengukur tingkat kepuasan pelanggan melalui metoda yang ditentukan (kuisoner) dan menganalisa hasil-hasilnya yang pelaksanaannya diserahkan kepada Wakil Manajemen Mutu (WMM).

BAB III

Dokumentasi dan Rekaman Sistem Manajemen Mutu

Sistem Manajemen Sekolah jelas terdokumentasi dalam system dokumentasi/computer seperti berikut :

  1. Pedoman Mutu – Dokumen ini yang berisi kebijakan organisasi dalam hal operasi memberikan sumbangannya pada kepuasan pelanggan. Ia menunjukkan tanggung jawab personel dan prosedur yang menerapkan kebijakannya.
  2. Prosedur – Dokumen-dokumen ini mendukung pedoman dengan menguraikan unsur-unsur system yang melaksanakan kebijakan Sekolah dan menguraikan kegiatan-kegiatan yang dilibatkan, tanggung jawab personel yang dilibatkan dan dokumentasi atau rekaman apa pun yang diperlukan.
  3. Dokumentasi Operasional – ini adalah dokumen yang menetapkan dan mengendalikan suatu operasi.

Tanggung Jawab

  1. Adalah tanggung jawab Wakil Manajemen Mutu (WMM) dan Wakil Kepala Sekolah untuk mengkoordinasikan Kegiatan Belajar Mengajar dan pemeriksaan dokumentasi system mutu.
  2. Kepala Sekolah menyetujui Kebijakan Mutu dan Pedoman Mutu.
  3. Adalah tanggung jawab Pimpinan Unit di tiap bidang untuk menyetujui Instruksi Kerja dalam operasi di bidang mereka dan untuk memastikan bahwa staf memahami dan menerapkannya.
  4. Adalah tanggung jawab semua personal untuk selalu mengikuti system terdokumentasi dan melaporkan kepada Pimpinan Unit bersangkutan jika ada kekurangan atau jika diperlukan adanya perubahan.

Pengendalian Dokumen

 

Prosedur harus diterapkan dan dipelihara, dokumen yang berkaitan dengan system manajemen mutu harus dikendalikan menurut prosedur untuk memastikan agar :

  1. Dapat ditemukan
  2. Ditinjau kemutakhirannya dan untuk kecukupannya.
  3. Dokumen kadaluwarsa disingkirkan dari tempat pemakaian.
  4. Dokumen kadaluwarsa manapun yang disimpan karena alasan apapun ditandai secukupnya.

Dokumen harus dapat dibaca, bertanggal (dengan revisi bila berlaku), teridentifikasi, dan diusahakan kemutakhirannya.

Acuan – POS-WM-01 Prosedur pengendalian dokumen

 


 

Pengendalian Rekaman

Prosedur harus diterapkan dan dipelihara bagi indentifikasi, pemeliharaan dan pembuangan rekaman. Rekaman harus dapat dibaca, dapat dikenali, dapat dilacak pada kegiatan, proses, produk atau jasa yang bersangkutan. Ia harus disimpan dan dipelihara sedemikian hingga mudah dapat diambil dan terlindungi dari kerusakan dan penurunan mutu atau kehilangan Masa simpannya harus begantung pada jenis remanan dan harus ditetapkan dalam prosedur tetapi harus disimpan untuk dapat memperagakan kesesuaiannya pada persyaratan system dan peraturan.

Tanggung Jawab

  1. Semua Ketua Unit bertanggung jawab untuk identifikasi, pengarsipan dan pemeliharaan rekaman di bidang mereka.
  2. Semua staf bertanggung jawab untuk membuat rekaman menurut prosedur dan memastikan bahwa rekaman itu jelas dan dapat dibaca
  3. Wakil Manajemen Mutu bertanggung jawab untuk menyarankan pada Ketua Unit tentang jenis rekaman yang diperlukan serta masa simpan yang sesuai.

 

Acuan POS-WM-02 Prosedur Pengendalian Rekaman

 

BAB IV

Realisasi Produk

 

Ditetapkannya persyaratan pelanggan dilakukan oleh PMSB, biasanya melalui penjelasan dan brosur yang disampaikan kepada masyarakat. Persyaratan pelanggan direkan dalam file. Adalah kebijakan Sekolah bahwa persyaratan pelanggan harus jelas dan dapat dipahami oleh masyarakat luas. Semua kewajiban hokum, jika ada, yang berkaitan dengan persyaratan pelanggan harus diketahui. Persyaratan-persyaratan pendukung harus diketahui seperti juga persyaratan apa pun yang tidak dinyatakan.

Tinjauan persyaratan harus dilakukan oleh Ketua PMSB atau Pimpinan Unit sebelum terdapat kesepakatan antar calon siswa dan sekolah memastikan bahwa persyaratan pelanggan jelas ditetapkan dan bahwa Sekolah berkemampuan untuk memenuhi persyaratan itu. Tiap persyaratan apa pun yang ditetapkan, yang berbeda dari yang ditawarkan harus ditinjau dan diselesaikan oleh Ketua PMSB atau seseorang yang ditunjuk oleh Kepala Sekolah. Hasil tinjauan itu dan tindakan berikutnya harus direkam. Bagian Humas harus bertanggung jawab bagi semua komunikasi dengan pelanggan, dalam menyediakan informasi produk dan jasa, untuk pertanyaan-pertanyaan, kontrak dan perubahannya, umpan balik dan keluhang pelanggan.


 

Perencanaan Perancangan dan Pengembangan tanggung jawab Waka Kurikulum. Mereka harus menghasilkan rencana untuk kurikulum. Perencanaan berhubungan dengan analisis dan perancangan system harus menyiapkan rencana untuk penerapan kurikulum termasuk penunjukkankegiatan, tanggung jawab dan kerangka waktunya. Harus ditunjuk seorang Pimpinan Kelompok Kerja (Pokja), yang harus mengendalikan proses perancangan dan pengembangannya dengan menentukan pemeriksaan verifikasi dan pembenarannya. Bidang temu antara bagian-bagian perencanaan, analisis system dan diperlukan untuk menyelesaikan projek termasuk komunikasinya. Baik rencana untuk kurikulum baru maupun rencana manajemen pokja harus dimutakhirkan jika sesuai saat pokja itu berlangsung.

Masukan Perancangan dan Pengembangan harus ditinjau sebelum disepakati. Data yang dipasok harus ditinjau saat diterima. Data harus diperiksa akan kecukupannya dan kebenarannya dengan menggunakan lembar pemeriksaan baku.

Persyaratan Sekolah yang berkaitan dengan perancangan harus diketahui seperti juga persyaratan hokum apa pun dan informasi yang berlaku yang diturunkan dari rancangan serupa yang lalu. Masukan perancangan harus ditinjau oleh personel analisis system yang yang ditunjuk untuk kelengkapan dan persyaratan apa pun yang tidak lengkap, bermakna ganda atau berlawanan harus diselesaikan.


 

 

Kegiatan Perancangan dan Pengembangan harus dilakukanoleh personel bagian analisis system dan perancangan yang berkualifikasi dengan mengikuti rencana yang disediakan. Harus dilakukan tinjauan seperti yang telah direncakan untuk menegaskan kinerja fungsional dan kemampuannya memenuhi persyaratan dan untuk menunjukkan masalah apa pun dan saran pemecahannya. Perserta tinjauan harus mencakup wakil-wakil dari bagian-bagian yang bersangkutan dengan tahapan rancangan itu. Hasil tinjauan dan tidak lanjut apapun padanya harus direkam.

Saat diselesaikannya rancangan fungsional ia diverifikasi untuk pemenuhan persyaratan pelanggan. Hasil verifikasi dan kegiatan tindak lanjut apa pun padanya harus direkam.

Perubahan pada perancangan harus ditunjukkan dan dikendalikan termasuk suatu penilaian dari perubahan atau bagiannya serta dampaknya pada fungsi-fungsi lain. Semua perubahan harus diverifikasi dan dibenarkan, jika sesuai, dan disetujui sebelum diterapkan. Hasil tinjauan seperti itu dan perubahan yang dilakukan harus direkam.

BAB V

Pengukuran dan Analisis Kinerja

 

Kinerja diukur dengan 2 cara, dengan survai kepuasan pelanggan, dengan menghitung jumlah kunjungan situs termasuk  keluhan langsung/siswa/orangtua.

Faktor-faktor kunci pengukuran kami adalah setiap akhir tahun ajaran dilakukan penyebaran kuesioner untuk diisi oleh para siswa, sehingga sekolah dapat mengetahui harapan dan keluhan pelanggan yang diinginkan. Sedangkan keluhan yang datangnya dari email yang ada dalam situs langsung ditanggapi sesuai dengan masalah yang ada.

Tanggung Jawab

WMM bertanggung jawab untuk memantau parameter-parameter ini dan untuk melakukan survai pelanggan. Pimpinan Unit pemeliharaan situs Web bertanggung jawab untuk memberi informasi tentang tersedianya situs web dan masalah apa pun.

 

BAB VI

Pelatihan, Kesadaran dan Kemampuan

 

Sekolah mengoperasikan suatu system tinjauan tahunan dengan cara meninjau kebutuhan pelatihan untuk tahun berikutnya. Juga bila peralatan atau prosedur baru diperkanalkan, suatu tinjauan pelatihan sebelum dimulainya pemakaian peralatan atau prosedur baru itu dilakukan oleh Pimpinan Unit yang bertanggung jawab bagi bidang itu. Semua personel yang pekerjaannya dapat mempengarhui mutu harus dilatih.

  1. Kesadaran akan system pengoperasian proses (termasuk tanggung jawabnya).
  2. Kesadaran akan dampak berarti yang ada atau yang dapat ada pada mutu produk, baik dari Sekolah maupun kegiatan pribadi masing-masing.
  3. Kemampuan dalam kegiatan (melalaui pelatihan, pendidikan atau pengalaman)

Rekaman dari pelatihan itu harus disimpan dan disediakan.

Tanggung Jawab

  1. Pimpinan Uni Kerja tiap bidang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua personel bawahan dilatih untuk tugas-tugas yang mereka lakukan.
  2. Pimpinan Unit Kerja tiap bidang bertangung jawab untuk menyimpan rekaman pelatihan yang berkaitan dengan personel yang beroperasi di bidang itu.
  3. Pimpinan Unit Kerja tiap bagian bertanggung jawab untuk meninjau kebutuhan pelatihan dari semua personel bawahannya.
  4. Pimpinan Unit Kerja Personel bertanggung jawab untuk menyediakan pelatihan ekstern.

 

BAB VII

Pembelian

Harus dipelihara dan dioperasikan sebuah Instruksi Kerja untuk pengendalian pembelian (termasuk jasa mengundang praktisi/pakar) dan kontrak untuk memastikan bahwa produk dan jasa yang dapat mempengaruhi mutu jasa dan produk kami, dibeli dari organisasi yang telah dinilai dan telah dinyatakan  mampu untuk memenuhi semua persyaratan mutu kami. Instruksi Kerja harus diikuti untuk memastikan bahwa semua persyaratan terdokumentasi dan ditinjau untuk memastikan baik kejelasan maupun kemampuan organisasi yang dipilih untuk memenuhi persyaratan ini. Informasi hendaknya dikomunikasikan jika sesuai dan keputusan diambil secepat mungkin.

Perubahan pada kontrak harus ditinjau juga dan dilakukan sesuai dengan Instruksi Kerja.

Tanggung Jawab

  1. Pimpinan Unit Kerja pembelian bertanggung jawab untuk pembelian ATK dan jasa pencetakan. Ia juga bertanggung jawab untuk jasa penyewaan hubungan jaringan telepon dengan penyedia yang disetujui.
  2. Semua Pimpinan Unit bertanggung jawab untuk komunikasi dalam bidang mereka dan harus memastikan bahwa informasinya ditujukan kepada semua personel dalam bagian mereka atas dasar kebutuhan.

BAB VIII

Ketidaksesuaian dan Tindakan Koreksi

Ketidaksesuaian system dapat nampak dalam sejumlah cara seperti keluhan, audit dan tinjauan. Adalah kebijakan Sekolah untuk segera melakukan tindakan peredaman dan untuk kemudian menetapkan penyebab akar dari masalah dengan melakukan tindakan untuk mencegah terulangnya. System akan mengikuti system peluang perbaikan dengan mengetahui tindakan koreksinya dan tanggung jawab bagi tindakan dan penyelesaiannya ditunjuk bersama kerangka waktu yang disepakati. Pimpinan Unit yang bertanggung jawab bagi kegiatan yang padanya terdapat masalah harus melakukan tindakan koreksi untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian untuk mencegah terulangnya. Tindakan koreksi harus sesuai dengan dampak masalah yang dihadapi.

Prosedur terdokumentasi harus mencakup :

a)      Mengetahui ketidaksesuaiannya (termasuk keluhan)

b)      Menetapkan penyebabnya

c)      Menilai kebutuhan akan tindakan untuk mencegah terulangnya.

d)     Menetapkan dan menerapkan tindakan yang diperlukan

e)      Merekam hasil tindakan yang dilakukan

f)       Meninjau tindakan yang dilakukan

Keefektifan tindakan itu kemudian diperiksa. Rekaman dari kejadian dan tindakan koreksinya harus direkam termasuk komunikasi ekstern kepada Sekolah.


 

Tanggung Jawab

  1. Pimpinan Unit Mutu bertanggung jawab bagi koordinasi kegiatan-kegiatan ini dan untuk memberi saran para Pimpinan Unit tentang tindakan koreksi yang diperlukan.
  2. Semua Pimpinan Unit bertanggung jawab untuk memenuhi system manajemen di bidang mereka dan harus meluruskan ketidaksesuaian apa pun secepat  mungkin.
  3. Semua staff bertanggung jawab untuk membetitahukan manajemen manakala mereka menduga kemungkinan adanya atau telah adanya suatu ketidaksesuaian.
  4. Para Direktur dan Pimpinan Unit bertanggung jawab untuk memantau ketidaksesuaian dan untuk memrakarsai projek perbaikan dan di bidang mereka.

Acuan –          POS-WM-03 Prosedur Pengendalian Produk Yang Tak Sesuai

POS- WM-04 Prosedur Tindakan Koreksi

BAB IX

Audit Sistem Manajemen

Audit pada system manajemen mutu harus dijadwalkan dan dilaksanakan pada selang waktu teratur yang ditetapkan sesuai dengan prosedur untuk memastikan bahwa sistemnya sesuai dengan pengaturan yang direncanakan dant elah diterapkan dan dipelihara secara benar. Aspek yang perlu dari audit adalah untuk memungkinkan perbaikan dalam system dan dengan demikian pada peri kerja sekolah. Hasil audit harus dipakai untuk tujuan ini saja dan semua staf diajak untuk menunjukkan dan mengetahui bidang apapun yang mungkin mereka duga dapat timbulnya ketidaksesuaian. Hendaknya diakui bahwa auditee adalah yang menarik manfaat dari suatu audit karena mereka akan dapat memperbaikai system mereka sebagai hasil dari audit itu.

Harus ada program tahunan audit untuk memastikan semua tempat dan kegiatan terkait tercakup. Frekuensi audit harus sesuai dengan

a)      Sifat operasi dan status serta kepentingan yang dapat dimiliki oleh kegiatan dalam hal mutu

b)      Hasil audit sebelumnya

c)      Peri kerja mutunya

Auditor harus dipilih semandiri mungkin dari kegiatan dan diberikan dukungan teknis kepadanya untuk melakukan audit. Semua auditor harus berlatih dalam teknik dan metodologi audit mutu. Hasil audit harus dilaporkan kepada manajemen yang bertanggung jawab bagi bidang atua kegiatannya dan tindakan koreksi harus diprakarsai dan ditindaklanjuti menurut prosedur. Hasil audit harus dilaporkan kepada para Direktur dalam Rapat Tinjauan Manajemen.


 

 

Tanggung Jawab

  1. Adalah tanggung jawab Pimpinan Unit Mutu untuk mengadakan program tahunan audit dan untuk memantau perbaikan sistemnya.
  2. Adalah tanggung jawab semua Pimpinan Unit untuk menerapkan tindakan koreksi pada ketidaksesuaian atau ketidaksesuaian potensial manapun yang ditunjukkan di bidang mereka.
  3. Adalah tanggung jawab semua auditor untuk bertindak adil dan menurut prosedur, dengan merekam secara jelas pengamatannya.
  4. Adalah tanggung jawab semua auditee untuk membantu auditor dalam pelaksanaan audit dan membantu Pimpinan Unit dengan tindakan koreksinya.

Acuan POS-WM-05 Prosedur Audit Internal

BAB X

Tinjauan Manajemen

Adalah kebijakan sekolah bagi Puncuk Pimpinan untuk meninjau system manajemen mutunya dalam selang waktu tertentu untuk memastikan agfar terus-menerus sesuai, cukup dan efektif. Tinjauan management dilaksanakan oleh Kepala Sekolah dan akan mempertimbangkan keluhan , umpan balik pelanggan , survey pelanggan , penilaiian peri kerja , hasil audit, ketidak sesuaian dan tindak koreksi, tindakan pencegahan . projek dan program perbaikan . rapat tinjaun  harus mempertimbangkan kemungkinan perubahan dalam persyaratan pasar, teknologi, perundangan dan kebijakan atau kemungkinan kebutuhan lain untuk mengubah system manajeman  mutunya.

Mereka akan kegiatan dan mempertimbangkan penetapan tujuan baru dan terus-menerus sesuainya kebijkan mutu.

Tanggung jawab

  1. Kepala sekolah bertanggung jawab untuk melaksanakan rapat ini.
  2. Pemimpin Unit  Mutu bertanggung jawab untuk menjadwalkan rapat, bertindak selaku sekretaaris dan rapatnya.

Bab XI

Komunikasi

Harus dipelihara dan dioperasikan prosedur untuk mengendalikan komunikasi sekolah baik di dalam maupun keluar. Prosedur ekstern harus dikomunikasiksn dengan pihak legilatif dan dengan pihak berkepentingan lokal dan dengan pelanggan. Kom unikasi intern harus memastikan bahwa komunikasi yang datang dari sumber luar dan dikembangkan melalui keputusan intern disebarkan jika sesuai.

Tanggung jawab

  1. WMM dan Waka DU/DI bertanggung jawab untuk semua komunikasi denagan pelanggan dan semua komunikasi baiik dari dalam maupun dari luar organisasi disalurkan melalui DU/DI
  2. Pertanyaan ekstern tentang masalah teknis baik dari pelanggan atau umum harus disalurkan ke Waka DU/DI yang bertanggung jawab untuk memberikan jawabannya.
  3. Pimpinan bertanggugna jawab untuk poertnayaan dan keluhan tenteng mutu. Ia bertangung jawab untuk memastikan komunikasi didalam organisasi tentang masalah berkaitn dengan mutu.
  4. Semua pimpinan unit bertanggung jawab untuk komunikasi dlam bidang mereka dan harus memastikan bahwa informasi disalurkan kepada semua personel dalam bagiannya atas dasar keperluan untuk mengetahui.
  5. Semua staff bertugas agar sadar akan komunikasi dan harus menunjukn apakah mereka mangerti komunikasinya atau tidak saat itu juga kepada Pimpinan Unitnaya.


 

BAB XII

Program perbaikan dan Tindakan pencegahan

Pimpinan unit mutu harus mengumpulkan dan membuat analisis pada data sesuia untuk menentukan kesesuaian dan keefektifan system manajemen mutunya dan menentukan perbaiakn system manajemen mutu mana yang dapt dilakukan. Ini mencakup data yang dihasilkan oleh pengukur dan pementauan kegiatan dan sumber relevan lainya.

Ia harus membuat analisis data ini untuk memberikan informasi tentang :

a)      Kepuasan dan ketidakpuasan pelanggan.

b)      Kesesuaian pada persyaratan pelangan .

c)      Karakteristik proses, produk dan kecendrungannya.

d)     Pemasok.

Pimpinan Unit Mutu (WMM) harus merencanakan dan mengelola proses berlanjut dari system manajemen mutunya. Mereka harus memakai kebijakan mutu, tujuan, hasil audit internal, analisis data tindakan koreksi dan pencegahan dan tinjauan manajemen untuk memungkinkan perbaikan berlanjut.

Pimpinan Unit Mutu harus mengetahui tindakan pencegahan untuk menghilangkan penyebab potensial dari ketidaksesuaian untuk mencegah tejadinya. Tindakan pencegahan hendaknya sesuai dengan dampak dari masalah potensialnya.

Prosedur terdokumantasi harus menetapkan persyaratan bagi :

a)      Diketahuinya ketidaksesuaian potensial dan penyebabnya.

b)      Penetapan dan pemastian penerapan tindakan yang diperlakukan.

c)      Perekaman hasil tindakan yang dilakukan dan peninjauan tindakan yang dilakukan .

Acuan – POS-WM-06 Prosedur Tindakan Pencegahan  

No

prosedur

Nama prosedur

Isi prosedur

Pasal ISO 9001:2008

POS-WM-01 prosedur pengendalian dokumen prosedur ini disusun untuk mengataur tata cara pengendalian dokumen. Prosedur ini dipakai di semua bagian dan untuk semua dokumen yang perlu dikendalikan , baik yang berasal dari dalam maupun yang berasal dari luar.

4.2.3

POS-WM-02 prosedur pengendalian rekaman prosedur ini disusun untuk mengatur  tata cara pengendalia rekeman.Prosedur ini dipakai untuk segala r ekaman dan semua bagian yang menyimpan rekaman sebagai bukti telah terjadinya sesuatu dengan hasil-hasil tertentu.

4.2.4

POS-WM-03 Prosedur Audit Internal prosedur ini disusun untuk mengatur  tata cara melaksankan kegiatan audit internal.Prosedur ini dipakai untuk menjadwalkan, melaksaankan, dan melaporkan audit serta penentuan auditor untuk kegiatan yag dilakukan pada semua bagian itu.

8.2.2

POS-WM-04 Prosedur pengendalian produk tak sesuai prosedur ini disusun untuk mengatur  tata cara pengendalian produk tak sesuai. Prosedur ini dipakai untuk semua produk disemua bagian yang menangani produk, sejak dari bhan baku, hasil dari tahapan kegiatan, sampai produk akhir.

8.3

POS-WM-05 Prosedur tindakan koreksi prosedur ini disusun untuk mengatur  tata cara melakukan tindakan koreksi.Prosedur ini dipakai di semua bagian dan untuk kegiatan dan atau produk yang memerlukan tindakan koreksi.

8.5.2

POS-WM-06 Prosedur Tindakan Pencegahan prosedur ini disusun untuk mengatur  tata cara. melakukan tindakan pencegahan.Prosedur ini dipakai untuk segala r ekaman di semua bagian dan untuk kegiatan yang memerlukan tindakan pencegahan.

8.5.3

LAMPIRAN  A

PETA  INTERAKSI  ANTAR  PROSES

L

U

L

U

S

Program

Studi

Kesiswaan /

DU/DI

Desain/Pengembangan

Kurikulum

KEGIATAN

BELAJAR

MENGAJAR

Registrasi

Siswa/Mbs

Jadwal

Pel/Guru

PSB

Pelanggan

Pemeliharaan Peralatan

Pelatihan

REALISAI PRODUK

Seleksi  dan Evaluasi Pemasok

Pengadaan

Pengendalian Rekaman

Pengendalian

Dokumen

Tinjauan Manajemen

Tindakan Perbaikan

dan Tindakan Pencegahan

Audit Internal

Analisa Data

Pelanggan


 

 

About these ads

Posted on February 7, 2012, in WMM. Bookmark the permalink. Leave a comment.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: